后勤服务中心关于做好2016年度文书、声像归档工作的通知
发布时间:2017-02-21  浏览次数:

后勤服务中心内各部门:

    为了切实加强文书档案的管理,规范后勤服务中心文书立卷归档工作的规范化、标准化,促进各项政策措施更有效地配合实施,保证后勤服务中心工作顺利、持续开展,根据学校关于2016年度文书、声像归档工作的通知》(河海委办20171)和后勤集团20145号《关于印发《后勤集团档案管理办法》(试行)和《后勤集团档案管理实施细则》的通知》(后勤集团20145号)精神现对后勤服务中心档案归档工作有关事项通知如下:

一、认真做好年度文件清理、整理工作。

各部门负责人要高度重视文件清理工作,督促并指导兼职档案员整理文件,确保归档材料的齐全完整。对需要归档的文件材料任何人不得以任何理由据为己有或者销毁,应按规定向后勤服务中心档案室(后勤服务中心办公室)移交。

二、严格执行“部门立卷制度”,保证归档文件材料的齐全完整。

1、各部门设立兼职档案员,兼职档案员应根据本部门的归档范围,在平时收集、归类的基础上,做好年度文件整理归档工作。对应归档的文件材料,如:计划、总结、会议记录、大事记、各类统计报表、上级来文、本校发文、重要活动、会议材料、请示、报告等都应收集齐全。其中正文与底稿、文件与附件、请示与批复以及同一问题、同一事件的文件材料应齐全完整。

2、各部门兼职档案员对所有应归档的文件材料要按照文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,便于保管和利用的原则,进行分类整理。注意“件”的确定和各“件”之间的排列顺序,具体排列方法是:重要文件在前,一般文件在后;批复在前,请示在后;正本在前,底稿在后;转发文在前,被转发文在后;文件处理签随文件一并归档的,发文处理签排在正本之后,定稿之前;收文处理签排在收文之前。

3、归档的文件材料必须字迹清晰,格式统一,用纸规范,签字手续完备,杜绝用圆珠笔签字。对于不符合归档要求的文件一律退回,限期改正合格后,才能移交后勤服务中心档案室(后勤服务中心办公室)

4、做好归档文件目录的计算机录入和校对工作。各部门基本完成分类整理后,由兼职档案员进行归档文件目录的计算机录入工作。兼职档案员须保证录入条目的准确性。

5、文件材料一律拆掉金属物,对破损的文件材料应进行修补,各种文件材料大小一般为A4,按“件”用铅笔编排页号,每“件”之间,页号不得连续编写。只要有书写文字的页面均应编写页号。

三、根据国家电子档案管理办法,各部门对于电子文件的归档问题应予以重视,对已形成的电子文件,须打印一份纸质文件,与其它相关文件材料一同归档。

四、各部门在完成上述工作后,按规定的时间向后勤服务中心档案室(后勤服务中心办公室)移交,具体时间安排见附表。

 

 

附件:后勤服务中心各部门2016年度文书、声像归档工作时间安排表

  

    河海大学后勤服务中心

      2017220

附件:

后勤服务中心各部门2016年度文书、声像归档工作时间安排表

 

序号

单位名称

归档和检查

时间

编页码、目录和移交后勤服务中心办公室时间

1

饮食服务中心

41日前

412日前

2

学生公寓管理中心

41日前

414日前

3

物业管理中心

41日前

416日前

4

综合服务中心

41日前

418日前

5

修缮中心

41日前

420日前

6

河海工贸总公司

41日前

422日前

7

车队

41日前

424日前

8

财务部

41日前

426日前

9

人事部

41日前

428日前

10

质检部

41日前

430日前

11

后勤服务中心办公室

41日前

430日前